In deze paragraaf worden de belangrijkste ontwikkelingen op het gebied van inkoop en aanbesteden toegelicht.

Inkooporganisatie
Binnen de gemeente zijn alle diensten zelf primair verantwoordelijk voor al hun inkopen en aanbestedingsprocedures. Dedienstenworden hierin ondersteund door de inkooporganisatie. In 2017 is één gemeentebrede inkooporganisatie gevormd om de kennis en competenties van de inkooporganisatie naar een hoger niveau te tillen, zodat de dienstverlening van de inkooporganisatie aan de diensten geprofessionaliseerd kan worden.

In 2017 is in totaal 1.916 mln. uitgegeven door de gemeente, waarvan 999 mln. niet-beïnvloedbare uitgaven (spend) betreft. Niet-beïnvloedbare spend bestaat uit uitgaven waar de inkooporganisatie geen invloed op kan uitoefenen, bijvoorbeeld: belastingen, subsidies/ bijdragen aan instellingen, bijdragen aan gemeenschappelijke regelingen, huur, salarissen, pensioenafdrachten, etc. Deze paragraaf gaat verder in op de (door de inkooporganisatie) beïnvloedbare spend.

In 2017 zijn door de inkooporganisatie 112 aanbestedingsprocedures met een opdrachtwaarde boven de € 209.000 afgerond.

Contractbeheer
Elke aanbestedingsprocedure resulteert in een schriftelijk overeenkomst (=contract). In 2017 zijn de registratie en het beheer ervan verder geprofessionaliseerd, waardoor het in de toekomst mogelijk wordt om vooraf te controleren op maverick buying (inkopen buiten de gecontracteerde leveranciers om). Ook is deze professionaliseringsslag noodzakelijk geweest om efficiënte ondersteuning vanuit de inkooporganisatie richting de diensten te kunnen geven, waar het vervolgstappen op het gebied van contract compliance, contractmanagement, leveranciersmanagement en categoriemanagement betreft.

Spendanalyse
De beïnvloedbare spend van de gemeente over 2017 bedraagt circa € 917 mln. verdeeld over 9.317 leveranciers. De beïnvloedbare spend is als volgt opgebouwd over onderstaande productcategorieën:

Gemeentelijke inkoopbeleidsdoelen
Dit grote inkoopvolume geeft de gemeente de mogelijkheid om, door middel van inkopen, de gemeentelijke beleidsdoelen te realiseren:

1. Social return;
2. Duurzaamheid;
3. MKB-vriendelijk aanbesteden;
4. Innovatie.

Social return
Social return is een uitvoeringsvoorwaarde bij de gemeentelijke inkoop en houdt in dat bij elke aanbestedingsprocedure (met een opdrachtwaarde boven de € 209.000), de gegunde opdrachtnemer verplicht wordt om werkzoekenden met een grote afstand tot de arbeidsmarkt werk te bieden in de vorm van een arbeidsplek, stageplaats of leerwerkplek, waardoor hun kansen op de arbeidsmarkt worden vergroot, of op een co-creatieve wijze (in overleg met de gemeente) invulling te geven aan de social return (bijvoorbeeld door het inzetten van een sociaal ondernemer). Bij aanbestedingsprocedures met een opdrachtwaarde kleiner dan € 209.000 blijft de mogelijkheid om social return toe te passen bestaan. De aard van de te verrichten werkzaamheden, dient altijd in relatie te staan tot de gegunde opdracht.

De gemeente hanteert de volgende beleidsregels voor social return bij aanbestedingsprocedures (RIS 294616):

• Inbesteden gaat voor aanbesteden; indien de inkoopbehoefte kan worden in besteed bij De Haeghe Groep, dan wordt de opdracht niet aanbesteed (in de markt gezet). Dit heeft erin geresulteerd dat in 2017 circa € 16 mln. is in besteed bij De Haeghe groep;
• Voor arbeidsextensieve of specialistische opdrachten geldt dat minimaal 2% wordt ingevuld in de vorm social return en voor arbeidsintensieve opdrachten geldt dat minimaal 5% wordt ingevuld in de vorm van social return. De invulling van social return wordt bepaald aan de hand van de “bouwblokken-methode”, hierin worden alle doelgroepen van social return benoemd en elke doelgroep vertegenwoordigt een social return waarde. De social return waarde van een bouwblok heeft geen reële financiële waarde, maar staat in verhouding tot de afstand van de doelgroep tot de arbeidsmarkt en de inspanning die geleverd moet worden om de groep aan een baan of stage te helpen. Dus hoe groter de afstand tot de arbeidsmarkt, hoe hoger de fictieve social return waarde. De bouwblokken kunnen op maat worden gestapeld tot het minimale social return invulling percentage is bereikt. Dit heeft erin geresulteerd dat in 2017 circa € 7,4 mln. aan social return is toegepast door opdrachtnemers van de gemeente.

Een van de doelstellingen van het coalitieakkoord 2014 (RIS 273442) was om in de periode van 2014 tot en met 2017 2.400 mensen met een grote afstand tot de arbeidsmarkt, middels het toepassen van de beleidsregels social return, te plaatsen. Op 1 januari 2017 stond de teller op 3.753 plaatsingen en op 31 december 2017 stond de teller op 4.991. Er kan dus gesteld worden dat ruimschoots aan deze doelstelling is voldaan.

Ter illustratie nog enkele voorbeelden op het gebied van social return die de gemeente in 2017 heeft uitgevoerd:

• In november 2017 zijn bij de bouwcombinatie Rotterdamse Baan (opdrachtnemer BAM) 6 statushouders (werkzoekenden met een grote afstand tot de arbeidsmarkt) gestart in een werk-ontwikkeltraject (WOT). BAM geeft zo (deels) invulling aan desocial returnverplichting. De statushouders werken gedurende het 3 maanden durende WOT-traject onder begeleiding aan hun werknemersvaardigheden, vakvaardigheden en deskundigheid. Aansluitend krijgen de statushouders een arbeidsovereenkomst voor 6 maanden. Ze hebben hiermee een reëel uitzicht op een duurzame uitstroom. Het eerste WOT-traject is zo succesvol verlopen dat inmiddels niet alleen de aanzet voor een 2^e traject is ingezet, maar ook wordt gekeken naar de mogelijkheid tot het breder inzetten van soortgelijke WOT-trajecten voor de volledige duur van de Rotterdamse Baan opdracht;
• In samenwerking met het Actieprogramma Sociaal Ondernemen is onlangs een pilot gestart voor het introduceren en verbinden van de Haagse sociale ondernemingen met opdrachtnemers die een social returnverplichting hebben vanuit een aanbestedingsprocedure van de gemeente. Inmiddels hebben de eerste kennissessies plaatsgevonden tussen deze opdrachtnemers en Haagse sociale ondernemers.

Duurzaamheid

De veelheid aan duurzaamheidsinitiatieven binnen de gemeente, geeft aan hoe hoog duurzaamheid op de agenda staat. Dit wordt gestaafd door de bevindingen op het gebied van duurzaam inkopen:

• In 71,4% van de aanbestedingsprocedures (met een opdrachtwaarde boven de € 209.000) is duurzaamheid algemeen benoemd in het bestek;
• In ruim 70,5% van de aanbestedingsprocedures (met een opdrachtwaarde boven de € 209.000) is duurzaamheid als specifieke eis(en) opgenomen in het bestek.

Verder heeft de gemeente op het gebied van duurzaam inkopen de volgende initiatieven uitgevoerd in 2017:

• Bij de inkoop van duurzame energie is een innovatief traject gevolgd, waarbij de gemeente verder is gegaan dan de meeste andere overheden. Er is, anders dan in het vorige elektriciteitscontract, ingezet op Nederlandse Garantiecertificaten van Oorsprong, die verzekeren dat de afgenomen energie in Nederland wordt opgewekt. Daarnaast is de leveranciers gevraagd te gaan investeren in additionele duurzame opwekcapaciteit: gedurende de looptijd van het contract zal de leverancier zorgen voor meer opwekcapaciteit (windmolens en zonnepanelen). Hiermee zorgt de gemeente ervoor dat meer duurzame energie beschikbaar komt. Om dit mogelijk te maken heeft de gemeente een contract gesloten met een langere looptijd dan gebruikelijk;
• De lopende aanbestedingsprocedure voor warme dranken automaten is ingestoken op biologische en Fairtrade koffie en thee. Ook is geëist dat medewerkers van De Haeghe Groep op minimaal één grote locatie (Spui of Escamp) worden ingezet voor het schoonmaken en bijvullen van de automaten;
• Bij de aanbestedingsprocedure voor de Rotterdamse Baan is ingezet op een zo schoon mogelijk wagenpark voor het rijden op en rond de locatie. Dit project maakt deel uit van de Green Deal “Het Nieuwe Draaien” en vervult een landelijke voorbeeldfunctie.

MKB-vriendelijk aanbesteden
Het was voor het midden- en kleinbedrijf (MKB) in het verleden vaak lastig om in te schrijven op gemeentelijke aanbestedingsprocedures, omdat er hoge drempels werden opgelegd waaraan in de praktijk alleen grote bedrijven konden voldoen.

Om het MKB meer kansen te geven bij aanbestedingsprocedures (onder de Europese aanbestedingsgrens, heeft de gemeente diverse drempels voor deelname aan aanbestedingsprocedures verlaagd:

• De omzeteis voor deelname aan aanbestedingsprocedures is gemaximaliseerd op 2,5 maal de opdrachtwaarde;
• Referenties voor deelname mogen niet meer dan 60% van de opdrachtwaarde zijn;
• Er mogen niet meer dan 3 referenties gevraagd worden.
• Deze eisen zijn lager (= kansrijker voor het MKB) dan wat het Rijk aanhoudt.

Voor deze eisen geldt het “comply or explain”-principe: ze worden bij voorkeur gehanteerd bij een aanbestedingsprocedure, maar als ze niet worden gehanteerd dan moet dat gemotiveerd worden.

Tevens werkt de gemeente voor meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedures in het Fysieke domein (GWW-werken) met de groslijsten systematiek. Groslijsten zijn lijsten van geïnteresseerde bedrijven (met name MKB-ers) die mee dingen naar de gunning van een meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure in een specifieke discipline. Deze systematiek draagt bij aan transparantie en administratieve lastenverlichting en is laagdrempelig.

In 2017 heeft de gemeente voor circa € 404 mln. aan opdrachten middels aanbestedingsprocedures in de markt gezet. De drempelverlagende initiatieven hebben er in geresulteerd dat naar schatting circa 80% (€ 317 mln.) hiervan is gegund aan MKB-ers. Deze € 317 mln. zal echter verspreid over de komende jaren worden uitgegeven aan de MKB-ers en komt daardoor niet volledig in de spend van 2017 terecht. Over 2017 is mede hierdoor circa 14% (€ 129,4 mln.) van de beïnvloedbare spend uitgegeven aan 1.776 MKB-ers uit de regio Haaglanden. Deze 1.776 regionale MKB-ers vertegenwoordigen ruim 19% van het totale leveranciersbestand over 2017.

Om het (regionale) MKB verder te stimuleren om in te schrijven op aanbestedingsprocedures van de gemeente, heeft de gemeente in 2017 o.a. ook de volgende initiatieven uitgevoerd:

• Op 31 januari 2017 is een Inkoopsymposium Circulaire Economie “Werk voor de ondernemende inkoper” georganiseerd;
• Op 13 juni 2017 heeft de gemeente een MKB Groei Event georganiseerd, waarbij diverse inspiratiesessies zijn gegeven voor Haagse ondernemers;
• Om in contact te blijven met de markt is in 2017 ook de Taskforce Aanbesteden gestart. In de Taskforce zitten vertegenwoordigers van MKB Den Haag, VNO-NCW Den Haag en de gemeente Den Haag.

Innovatie
Een van de pijlers onder het coalitieakkoord was het stimuleren van innovatie; zowel in de stad als in de gemeentelijke organisatie. Een belangrijk instrument om dit te bereiken is middels innovatie-gericht inkopen (RIS 294066).

Er kan op 2 verschillende manieren invulling worden gegeven aan innovatiegericht inkopen:

1. Door het toestaan van innovatieve oplossingen bij het indienen van een inschrijving. Bij 42,8% van de aanbestedingsprocedures (met een opdrachtwaarde boven de € 209.000) is dit het geval geweest;
2. Doordat een aanbestedingsprocedure (met een opdrachtwaarde boven de € 209.000) wordt gegund in de vorm van een innovatieve contractvorm. Bij 19% van de aanbestedingsprocedures is dit het geval geweest.

Naast innovatiegericht inkopen (waarbij er sprake is van een innovatieve oplossing en/ of contractvorm), is er ook innovatief inkopen (hierbij is de toegepaste aanbestedingsprocedure innovatief). Bij 6,3% van de aanbestedingsprocedures is dit het geval geweest.

Een mooi voorbeeld waarbij innovatie als middel is ingezet om een beleidsdoel te realiseren (in dit geval MKB-vriendelijk aanbesteden) is “Startup in Residence”, een onderdeel van het programma Creatieve stad “The Hague Impact Economy” (RIS 283894), waarbij de gemeente startups uitdaagt om met innovatieve oplossingen te komen voor urban challenges. Verder heeft de gemeente op het gebied van innovatie in 2017 o.a. ook nog de volgende initiatieven uitgevoerd:

• Meeting the Market 2017: ondernemers met nieuwe ideeën gingen met Haagse gemeente-ambtenaren en studenten in gesprek over 11 actuele vraagstukken op uiteenlopende beleids-terreinen waarvoor de gemeente naar innovatieve oplossingen zoekt. Daarnaast waren er pitches en productpresentaties van ondernemers met goede ideeën voor onze stad. De laagdrempelige gesprekken over inhoudelijke thema’s zijn een belangrijke stap in de richting van de voor innovatie noodzakelijke samenwerking met de markt. Meeting the Market heeft bovendien nieuwe inzichten en samenwerkingsverbanden opgeleverd;
• De gemeente heeft waardevolle ervaringen opgedaan het toepassen van innovatieve aanbestedingsprocedures die hebben geleid tot innovatieve oplossingen. Een voorbeeld is de aankoop van een dynamisch verkeersmodel, waarmee de effecten van afsluiting van een weg voor de rest van de stad heel snel zichtbaar gemaakt worden. Dit model is ingekocht door het gebruik van een zogeheten concurrentiegerichte dialoog. De gemeente Rotterdam wil nu op dezelfde manier een dergelijk model laten ontwikkelen en inkopen. Een andere voorbeeld is de pre-commerciële aanbestedingsprocedure voor de ontwikkeling van een prototype van een systeem dat gegevens en indicatoren voor toekomstig crimineel gedrag (zoals schooluitval) met elkaar verbindt en makkelijk analyseerbaar maakt, om veiligheidsproblemen te voorkomen.

Actieplan MVI
De gemeente heeft zich, middels het ondertekenen van het Manifest Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) met het Rijk, gecommitteerd aan het opstellen van een Actieplan MVI. MVI is een verzamelnaam voor alle gemeentelijke beleidsdoelen en biedt ruimte om deze nog breder toe te passen. Als zodanig is het actieplan een logisch middel om de nog openstaande moties op het gebied van duurzaam inkopen te adresseren. Verder legt de gemeente in het actieplan haar eigen geformuleerde MVI-ambities vast die vervolgens worden uitgewerkt in concrete acties, waarbij geldt dat MVI altijd maatwerk is.

Momenteel wordt de laatste hand gelegd aan het actieplan. Getracht is om de haalbaarheid van de MVI-ambities te borgen door aan te sluiten op de mate van verankering van MVI in de organisatie, de betrokkenheid van bestuurders, budgethouders/ opdrachtgevers en inkopers en de inrichting en inbedding van de processen en afspraken. De belangrijkste factor is echter de mate van bewustwording en bereidheid binnen de organisatie dat elke MVI-ambitie financiële consequenties tot gevolg heeft.

3.1.14 Subsidies

In deze subsidieparagraaf wordt ingegaan op de belangrijkste resultaten die zijn bereikt op het gebied van subsidies in 2017.

Centraal Subsidiebureau (CSb)
Het CSb is het bij de dienst OCW ondergebrachte centrale uitvoeringscentrum voor alle subsidieverlening van de gemeente. Door deze bundeling kan beter worden gestuurd op de juridische, financiële en inhoudelijke kwaliteit van de verleen- en vaststelbeschikkingen.

In 2017 is de werkwijze verder verfijnd. Vanaf het laatste kwartaal beschikt de gemeente intern over een dashboard met actuele informatie over het aantal nog lopende en al afgeronde verleningen en vaststellingen alsmede de uitputting van de subsidiebudgetten; hiermee is de sturingsmogelijkheid vanuit de beleidsdiensten op doorlooptijd en uitputting sterk verbeterd. Dit dashboard is begin 2018 gemeentebreed beschikbaar en getest.

In 2017 is ook de koppeling van de informatievoorziening over subsidies en aanvraagprocedures (loket)aan de back-office verder uitgewerkt. Eind 2018 moet er één omvattend geheel zijn dat de aanvrager uniform informeert en door de procedure leidt, met gebruik van mijn overheid, berichtenbox etc.

Rekenkamerrapport “Eerlijk delen”
Eind augustus 2017 heeft de Rekenkamer het rapport “Eerlijk delen” gepubliceerd. In dit rapport staan zes aanbevelingen, die alle worden opgevolgd.

Dit betekent dat er veel meer subsidieregelingen moeten komen, die bovendien een duidelijke link hebben met het beoogd maatschappelijk effect.

De evaluatie van beleid en subsidieregelingen wordt verbeterd en zoveel mogelijk uniform uitgevoerd. De kaders voor en over subsidieverstrekking worden gebundeld, net als de wijze van informatievoorziening over subsidiemogelijkheden. En het subsidieregister wordt verder uitgebreid met onder meer informatie over de meest recente beleidsevaluatie.

Een aantal aanbevelingen was al vóór publicatie van het rapport onderdeel van de verbetering van de praktijk. Zo is het aantal subsidieregelingen in 2017 toegenomen tot circa 70% van alle verleningen. En er is door middel van trainingen vooraf én controle tijdens het proces aandacht voor een goede sturing op doeltreffendheid –en de meetbaarheid daarvan- van de verleningen.

Subsidieregister
In april 2017 is het subsidieregister op een vernieuwde manier gepubliceerd. De beschikbare data over de jaren 2012 t/m 2016 is bijeengevoegd in een interactieve website. De gebruiker kan zelf keuzes maken en de gewenste informatie filteren op jaar, regeling, organisatie, bedrag etc. Via een export functie zijn de gegevens in excel- of csv-format (open data) verder te bewerken.
Voor 2018 staat een verdere uitbreiding van het register naar aanleiding van de aanbevelingen uit het rekenkamerrapport ‘Eerlijk Delen’ gepland.

Subsidieverwerving
Gemeente Den Haag zet nationale, regionale en Europese subsidies in om projecten in de stad te realiseren. Subsidies uit Europese programma’s, zoals Europees Sociaal Fonds, Horizon2020 en het Asiel-, Migratie en Integratiefonds zijn ingezet om doelstellingen op het gebied van arbeidsmarkt en integratie te bereiken.

Daarnaast worden ook programma’s vanuit bijvoorbeeld de rijksoverheid (o.a. Stimulering huisvesting vergunninghouders) en de MRDH (Mobiliteitsfonds) aangesproken om projecten voor de stad en de bewoners te realiseren.

Binnen deze projecten wordt samengewerkt met partnerorganisaties binnen en buiten de stad, zoals de MRDH, provincie Zuid-Holland en andere (Europese) steden, maar ook met universiteiten en kennisinstellingen, het bedrijfsleven en maatschappelijke organisaties.

Voor de vaak verplichte gemeentelijke bijdrage bij het verwerven van subsidies vervult het gemeentelijk Cofinancieringsfonds een belangrijke rol. Hieruit worden gemeentelijke projecten ondersteund die een Europese subsidie, rijkssubsidie of andere nationale subsidie ontvangen. De thema’s duurzaamheid, duurzame ontwikkelingen in de stad en samenwerking met kennisinstellingen en bedrijfsleven zijn prioriteiten voor het inzetten van middelen uit het Cofinancieringsfonds.
De komende jaren ziet de gemeente een gestage verschuiving van subsidies naar de inzet van financieringsinstrumenten, denk daarbij aan hybride financiering en revolverend financieren.