Het doel van het overzicht overhead is om de overhead bij de gemeente beter zichtbaar te maken. Doordat de overhead nu op een apart overzicht verantwoord wordt, ontstaat er beter inzicht in de directe kosten die de gemeente maakt voor het leveren van haar producten en het halen van haar doelstellingen. Zo wordt de begroting transparanter en kan de raad beter sturen op de kosten van overhead. Daarnaast kan door het hanteren van een eenduidige systematiek een betere vergelijking met andere gemeenten worden gemaakt.

Wat is overhead?
Voor de definitie van Overhead wordt aangesloten bij het BBV:
Overhead is het geheel van functies gericht op de sturing en ondersteuning van het primaire proces. Overhead bestaat uit:

• Leidinggevenden primair proces (projectleiding valt hierbuiten).
• Financiën, toezicht en controle gericht op de (eigen) gemeentelijke organisatie.
• Personeel en organisatie.
• Inkoop (inclusief aanbesteding en contractmanagement).
• Communicatie (interne en externe communicatie, uitgezonderd klantcommunicatie).
• Juridische zaken (uitgezonderd bezwaar en beroep en primaire taken als vergunningverlening).
• Informatievoorziening en automatisering (ICT).
• Facilitaire zaken en huisvesting (inclusief beveiliging).
• Documentaire informatievoorziening (DIV).
• Bestuurszaken en bestuursondersteuning.
• Managementondersteuning primair proces.

NB De kosten van personeel (en goederen en diensten) in het primaire proces worden rechtstreeks doorberekend aan de betreffende taakvelden en programma’s.

Welke resultaten zijn in 2017 behaald?
Met het overzicht is een transparant inzicht in de omvang en samenstelling van de overhead gecreëerd.
Met de activiteiten van de overheadfunctie is een efficiënte en effectieve ondersteuning van het primair proces gerealiseerd.

De ontwikkeling naar een overzicht Overhead sluit aan op de in gang gezette vernieuwing bij de begroting 2016 waarin voor het eerst een apparaatslastenoverzicht was opgenomen. Het overzicht van het totale apparaat en de kosten van het primaire proces zijn toegelicht in de bedrijfsvoeringparagraaf. Hiermee wordt de raad inzicht geboden in de omvang en aard van de totale apparaatslasten van de gemeente Den Haag. Het apart inzichtelijk maken van de overhead past bij de in het coalitieakkoord afgesproken vernieuwing van de bedrijfsvoering. In volgende begrotingsjaren zal het inzicht in de samenstelling van de overhead verder worden vergroot, en daarmee de mogelijkheden tot sturing erop.

In 2017 zijn de activiteiten van de diensten in het kader van de overhead gebundeld. De advies- en expertisefuncties van P&O, informatievoorziening, control en inkoop zijn intussen onderdeel van het nieuwe bedrijfsvoeringsexpertisecentrum (BEC). De communicatiefunctie is ondergebracht bij de Bestuursdienst. Het doel van de bundeling is optimale en efficiënte ondersteuning van het primaire proces in de dienstverlening aan de stad. Tevens is in 2017 een aantal taken toegevoegd aan het interne dienstencentrum. Gedurende deze reorganisatie is de ondersteuning van het primair proces doorgegaan. In 2018 wordt naar verwachting juridisch advies en expertise toegevoegd aan het BEC.

Programma Basis op orde
In 2017 is in de shared services-organisatie gewerkt aan het programma Basis op orde. In dit programma zijn de stappen in kaart gebracht die noodzakelijk zijn om vanaf 2018 te stoppen met het factureren van de activiteiten van de shared services-organisatie en te gaan sturen op beschikbare budgetten. Onder andere zijn de producten die geleverd worden opnieuw gedefinieerd. Ook zijn de aantallen eenheden die geleverd worden op basis van de beschikbare budgetten in kaart gebracht. Afspraken over producten en aantallen zullen de basis vormen voor goede interne dienstverlening.

Verbonden partijen

De gemeente neemt in de strategische kernvoorraad panden deel aan een zevental Vereniging Van Eigenaren (VVE), die als verbonden partij worden aangemerkt. Deze VVE’s maken jaarlijks afspraken over het uitvoeren van onderhoudswerkzaamheden aan specifieke delen van het pand (bijvoorbeeld daken). In het Spui is de eigendomsverhouding in 2017 gewijzigd doordat de gemeente het pand Forum heeft aangekocht. Met uitzondering van het Hulshoff gedeelte en een aantal winkelruimten is de gemeente geheel eigenaar van het pand.

Zonder overhead kan de gemeente haar taken niet uitvoeren. Tegelijkertijd is het zaak de efficiency van de overheadfunctie voortdurend te monitoren en indien nodig aan te passen. Komende jaren is een belangrijke stap: het plukken van de vruchten die de bundeling van de bedrijfsvoering moet gaan bieden. In de paragraaf bedrijfsvoering is deze ontwikkeling uitgebreider toegelicht.

Met de bundeling alleen is de gemeente er niet. Om vorm te geven aan een voortdurende verbetering van de overheadfunctie is de gemeente van plan de overhead en de afzonderlijke componenten daarvan middels benchmarking te toetsen. Vanwege de vele ontwikkelingen in de bundeling van de bedrijfsvoering kon in 2017 nog geen zinvolle benchmark worden uitgevoerd.

Analyse op hoofdlijnen
Op programma 20 is een nadelig resultaat ontstaan van € 37,0 mln. De belangrijkste oorzaak is een technische verschuiving (budgettair neutraal) met andere programma’s als gevolg van gewijzigde verslaggevingsregels. Exclusief deze technische verschuiving resteert een netto resultaat van € 7,1 mln. nadelig. In het halfjaarbericht werd nog uitgegaan van een tekort van € 10,6 mln., samengesteld uit € 7,4 mln. huisvesting en € 3,2 mln. kosten voor de vernieuwing van de bedrijfsvoering. Het resultaat kent de volgende oorzaken:

Technische verschuiving € 29,9 mln.
Op het overzicht Overhead zijn om rechtmatigheidsredenen een aantal lasten en baten verantwoord die op andere programma’s zijn begroot of andersom. Feitelijk gaat het hier om een budgettair neutrale verschuiving in resultaten tussen het overzicht Overhead en de andere programma’s. De oorzaak voor het ontstaan van deze verschuiving ligt in het niet tijdig (kunnen) aanpassen van de begroting 2017 aan de gewijzigde verslaggevingsregels omtrent overhead.

Collectieve huisvesting € 6,8 mln. (N)
Op collectieve huisvesting is sprake van een tekort van € 6,8 mln., in het halfjaarbericht 2017 werd nog € 7,4 mln. gemeld.

Vernieuwing bedrijfsvoering € 3,2 mln. (N)
Conform bedrag gemeld in halfjaarbericht 2017.

Overige dienstresultaten € 2,9 mln. (V)

Toerekening overhead aan heffingen en tarieven
De wijzigingen van het BBV betekenen een andere manier van het toerekenen en presenteren van overhead in de begroting in relatie tot de heffingen en tarieven. Doordat de overhead op een apart overzicht verantwoord wordt, ontstaat er beter inzicht in de directe kosten die de gemeente maakt voor het leveren van haar producten en het halen van haar doelstellingen. Daarbij is er ook geen sprake meer van complexe en meervoudige systematiek van het toerekenen van kosten. Dit betekent overigens niet dat dat de overhead buiten beschouwing wordt gelaten bij de berekening van de heffingen en tarieven.

Rekenmodel
Voor 2017 is voor de berekening van de heffingen en tarieven dezelfde rekenmethode gehanteerd als in voorgaande jaren. Hierbij wordt tevens inzicht geboden in de onderbouwing van de toegerekende overhead aan de heffingen en tarieven. Dit principe is vastgelegd in de Verordening financieel beheer en beleid. Na de bundeling van de bedrijfsvoering medio 2017 werkt de gemeente, conform de uitgangspunten van het BBV, toe naar een algemeen geldend opslagpercentage voor overhead. Uitgangspunt is dat een wijziging in berekening niet mag leiden tot een tariefstijging. Deze werkwijze, de uitgangspunten en de effecten daarvan worden nog aan de gemeenteraad voorgelegd.

Grondexploitaties en investeringen
In de tabellen hiervoor zijn alleen overheadkosten weergegeven die verantwoord worden in de exploitatie. Er wordt echter ook een deel van de overheadlasten verrekend met balansposten zoals voorzieningen, activa of onderhanden werk. Voor 2017 betreft dit circa € 9,1 mln. (begroot was € 10,9 mln.).

Net als bij de toerekening van overhead aan heffingen en tarieven, streeft de gemeente ernaar om na de bundeling van de bedrijfsvoering toe te werken naar een algemeen geldend opslagpercentage voor overhead. Natuurlijk wordt deze werkwijze op het moment van invoeren expliciet aan de gemeenteraad voorgelegd.

Toelichting ontwikkeling relevante balansposten in 2017

De vrijval van de dienstcompensatiereserve van de Gemeentelijke accountantsdienst en die van het Intern Dienstencentrum, en de investeringen met betrekking tot de basis-werkplekken, zijn gerealiseerd op overzicht Overhead, terwijl de begroting op programma 18 Interne dienstverlening staat.