Hebben we bereikt wat we hebben beoogd?
Wat is het doel?
Met dit programma biedt de gemeente facilitaire voorzieningen in de bedrijfsvoering via de shared services-organisatie. Doel is dat alle collega’s hun werk voor de stad goed kunnen doen.
Welke resultaten zijn in 2017 behaald?
Met ingang van 2017 zijn de activiteiten van de shared services-organisatie, ten behoeve van de overhead taken volgens de definitie van de verslaggevingsregels BBV, verantwoord op het overzicht Overhead. De activiteiten die geleverd worden ten behoeve van het primaire proces van de gemeente worden op programma 18 Interne dienstverlening verantwoord.
In 2017 is gewerkt aan het nader rubriceren van alle activiteiten van de shared services-organisatie. Deze rubricering is nagenoeg afgerond. Conclusie: Ca. € 110 mln. van de shared services-activiteiten heeft betrekking op de ondersteuning van het ondersteunend ambtelijk apparaat (= overhead). Circa € 20 mln. aan activiteiten wordt geleverd voor het primaire proces (uitvoerend apparaat) van de gemeente. Deze laatste activiteiten worden geadministreerd op het programma Interne dienstverlening en worden grotendeels verrekend met andere programma’s.
Over programma lopen de huisvestingskosten van een aantal specifieke organisatieonderdelen, die volgens de verslaggeving regels niet mogen worden aangemerkt als Overhead. Het gaat om de huisvestingslasten van de bibliotheek, de huisvestingskosten van het college van B en W en de huisvestingskosten van de raad. Ook de huisvestingskosten van de griffie en de raadsorganisatie worden op dit programma geboekt en doorbelast aan het betreffende beleidsprogramma.
Verder zijn op dit programma geboekt: alle werkzaamheden van de shared services-organisatie ten behoeve van het risicomanagement (is het verzorgen van verzekering van panden en andere eigendommen, het herverzekeren en het dragen van eigen risico), alsmede de interne verrekeningen van het printen en verzenden van mailings ten behoeve van specifieke werkzaamheden.
In het programma zijn de baten en lasten van de exploitatie van de parkeergarages Spui en Lutherse Burgwal opgenomen.
De rubricering van de producten en diensten van de shared services-organisatie zoals die nu is verantwoord in de jaarrekening wijkt sterk af van de rubricering zoals in de begroting is verwerkt. Om deze reden is een verschillenverklaring tussen begroting en rekeningresultaat enkel op hoofdlijnen mogelijk.
Toelichting op het financiële resultaat inclusief afwijkingen
Uitkomst 2017 | Actuele begroting 2017 | Resultaat 2017 | Ontwerp begroting 2017 | Uitkomst 2016 | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Lasten | 372 | 462 | 90 | V | 462 | 2.567 | ||||
Baten | 5.186 | 6.128 | 942 | N | 6.128 | 1.635 | ||||
Saldo exclusief reserves | 4.814 | V | 5.666 | V | 852 | N | 5.666 | V | 931 | N |
Dotaties aan reserves | - | - | - | - | - | - | ||||
Onttrekkingen aan reserves | - | 500 | 500 | N | 500 | 3.097 | ||||
Saldo inclusief reserves | 4.814 | V | 6.166 | V | 1.352 | N | 6.166 | V | 2.166 | V |
De rubricering van de producten en diensten van de shared services-organisatie zoals die nu is verantwoord in de jaarrekening wijkt sterk af van de rubricering zoals in de begroting is verwerkt. Doordat de juiste toepassing van de definities in de praktijk wat moeilijker bleek, wijkt de uitkomst af van de begroting en is het resultaat € 1,4 mln. nadelig. Dit verschil wordt deels verklaard door de wisselwerking met het Overzicht Overhead.
Toelichting ontwikkeling relevante balansposten in 2017
Begroting 2017 | Realisatie 2017 | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
Beginsaldo | Mutaties | Eindsaldo | Mutaties | Eindsaldo | |||
(incl.res.best.) | |||||||
Reserves | 500 | -500 | - | - | 500 | ||
Voorzieningen | 3.130 | -1.828 | 1.302 | -1.829 | 1.301 | ||
Investeringen (bruto) | 9.291 | - | |||||
De vrijval van de dienstcompensatiereserve van het Intern Dienstencentrum, en de investeringen met betrekking tot de basis-werkplekken zijn gerealiseerd op overzicht Overhead, terwijl de begroting op programma 18 staat.