De formatie nam het afgelopen jaar in omvang toe met 265 fte: van 7.204 fte in 2016 tot 7.469 fte eind 2017, terwijl de bezetting groeide met 492 fte van 6.886 fte naar 7.378 fte. Het aantal medewerkers nam met circa 563 toe tot 8.120.

De toename van de formatie is vooral het gevolg van een uitbreiding in het sociaal domein als gevolg van de decentralisaties. De gemeente is verantwoordelijk voor de ondersteuning op het gebied van werk en inkomen, zorg, welzijn, opvoeding en jeugdhulp. De formatie is met 200 fte toegenomen door de vorming van het Centrum voor Jeugd en Gezin waarin drie organisaties zijn samengevoegd – Stojah, Jong Florence en Jeugdgezondheidszorg. Medewerkers van Stojah en Jong Florence zijn nu in dienst van de gemeente. Daarnaast is de formatie voor de begeleiding van processen voor sociaal werkgeverschap (Sociaal Traject in Perspectief) met 30 fte toegenomen. Kleine formatieve wijzigingen in de rest van de organisatie tellen op tot een toename van 35 fte.

Bij de HGR (Haeghe Groep) zijn in 2017 126 medewerkers werkzaam met de indicatie ‘beschut werk’ (artikel 10b van de Participatiewet). Het gaat om mensen die uitsluitend kunnen werken in een beschutte omgeving onder aangepaste omstandigheden.

Bij de DSB (dienst stadsbeheer) werken in 2017 in de buurtserviceteams 241 medewerkers. Hiermee geeft de gemeente invulling aan de banenafspraak en de veranderende Participatiewet. Tot en met 2017 zijn ruim driehonderd mensen geplaatst in een banenafspraak. De doelstelling van honderd te realiseren garantiebanen in 2018 werd in 2016 al bereikt.

De gemeente heeft in 2017 ook STiP-banen (Sociaal Traject in Perspectief) gecreëerd. In 2017 hebben 92 medewerkers een tijdelijk dienstverband gekregen voor drie jaar.

Aandeel overhead

Het percentage overhead bedroeg in 2017 32,5%. Met de bundeling bedrijfsvoering is in 2017 een structurele formatieve krimp van 115 fte gerealiseerd (zie paragraaf 3.1.2). Bij een aantal bedrijfsvoeringonderdelen is als gevolg van de bundeling sprake van overgangsregelingen en/of een flexibele schil. Hiermee is tijdelijke formatie gemoeid (circa 55 fte) welke tot 2022 wordt afgebouwd. Deze tijdelijke formatie wordt vanuit frictiekosten gefinancierd. Wanneer nu al rekening gehouden wordt met deze afbouw dan brengt dat het aandeel overhead op 32,0%. We streven ernaar om het aandeel overhead in 2018 terug te brengen tot 31,3%. Dat hebben we nog niet bereikt. Een nadere analyse zal plaatsvinden om de reden hiervan te achterhalen. Hierin wordt niet alleen het effect en de administratieve verwerking van de bundeling van de bedrijfsvoering onderzocht, maar ook de ontwikkeling van de formatie in het primaire proces.

Omvang apparaat (in euro’s)

De apparaatskosten worden op basis van verdeelsleutels als indirecte kosten toegerekend aan de programma’s en de balans. Als gevolg van de vernieuwing van het Besluit, Begroting en Verantwoording (BBV) worden in 2017 voor het eerst apparaatskosten verantwoord op het overzicht overhead. Overhead is het geheel van functies gericht op de sturing en ondersteuning van het primaire proces. Overhead bestaat uit:

• Leidinggevenden primair proces (projectleiding valt hierbuiten).
• Financiën, toezicht en controle gericht op de (eigen) gemeentelijke organisatie.
• Personeel en organisatie.
• Inkoop (inclusief aanbesteding en contractmanagement).
• Communicatie (interne en externe communicatie, uitgezonderd klantcommunicatie).
• Juridische zaken (uitgezonderd bezwaar en beroep en primaire taken als vergunningverlening).
• Informatievoorziening en automatisering (ICT).
• Facilitaire zaken en huisvesting (inclusief beveiliging).
• Documentaire informatievoorziening (DIV).
• Bestuurszaken en bestuursondersteuning.
• Managementondersteuning primair proces.

Deze kosten werden tot 2017 verdeeld over de beleidsprogramma’s, maar worden nu apart zichtbaar. Deze nieuwe systematiek resulteert in een significant lager bedrag aan toegerekende apparaatslasten aan de beleidsprogramma’s ten opzichte van 2016.

In onderstaande tabel ziet u de toegerekende apparaatslasten in 2017 per programma. In totaal waren de aan programma’s toegerekende kosten van het apparaat in 2017 € 593,3 mln., ten opzichte van de begroting is er € 30,3 mln. meer toegerekend. Daarnaast is er nog € 56,4 mln. aan apparaatslasten verrekend met balansposten zoals voorzieningen, onderhanden werk en materiele activa. Dit is € 3,6 mln. minder dan begroot. In totaal is er op de apparaatslasten een resultaat behaald van € 26,7 mln. nadelig. In de beleidsverantwoording in hoofdstuk 2 worden de resultaten van de verschillende programma’s verder inhoudelijk toegelicht.

Apparaatslasten naar soort

De apparaatslasten en –baten zijn onder te verdelen in apparaatslasten van eigen personeel, materiële kosten (inclusief huisvestings- en automatiseringskosten), kosten met betrekking tot inhuur van extern personeel, en externe baten.

*Dit is een onderdeel van de totale inhuur ad. 89.657
Overige personele kosten
Bij overige personele kosten gaat het om bijvoorbeeld: consumpties zakelijk buiten werkplek, vergoeding klein rijbewijs, parkeerkaarten, vergoeding dienstbril, boeketten, arbeidsdeskundig risico inventarisatie & evaluatie (ri&e) onderzoek, reis en verblijfkosten binnenland, reis en verblijfkosten buitenland (bijv. buitenlandse reizen, dienstreizen, treintickets, hotelreserveringen), fruitmanden, lunch/diner, afscheid collega’s, maaltijden en consumpties op werkplek, cadeaubonnen, jubilea.

Materiële kosten

Bij materiële kosten gaat het om bijvoorbeeld: huisvestings- en automatiseringskosten, representatiekosten, dienstexcursies, managementmeetings, personeelsbijeenkomsten, centrale kantoorartikelen.

Aan andere diensten doorbelaste kosten
Bij aan andere diensten doorbelaste kosten gaat het om kosten die gemaakt worden door een gemeentelijke dienst, waarvoor een andere dienst het budget heeft en welke daarom in rekening worden gebracht bij deze dienst.

Inhuur externen

De kosten voor de inhuur van externen mogen maximaal 15% bedragen van de loonsom (salaris+inhuur). Dit is de bestuurlijke norm voor inhuur. In 2017 waren de kosten voor inhuur
€ 89,7 mln. en bedroegen 15,8% van de loonsom. In 2016 was dat nog 15,3% (€ 81,3 mln.). Dit betekent dat in 2017 de norm voor inhuur is overschreden. De overschrijding van de norm met 0,8%, betekent dat de inhuurkosten circa € 5 mln. te hoog zijn uitgevallen.

Een deel van de inhuur was vooraf niet voorzien, bijvoorbeeld als gevolg van:

• werkzaamheden die voortvloeien uit in 2017 genomen raadsbesluiten, bijvoorbeeld met betrekking tot de maatwerkvoorzieningen voor de Wmo. Voor het realiseren van een vormvrije toegang tot de Wmo (RIS 296318) en het verkorten van de looptijd (RIS 296790) bedroegen de inhuurkosten circa € 5,7 mln..
• aantrekkende arbeidsmarkt. Dit zorgt voor een langere werving en selectie periode, die wordt overbrugd met de inhuur van tijdelijke, externe medewerkers. De krapte op de arbeidsmarkt heeft in 2017 onder andere de uitvoering van de jeugdhulp door Centra voor Jeugd en Gezin bemoeilijkt. Het vervullen van vacatures gaat daardoor minder snel en heeft geleid tot inhuurkosten van circa € 3 mln. Naar aanleiding van de wachtlijsten in de jeugdsector is een aanvalsplan opgesteld om voldoende personeel te behouden en aan te trekken. Gemeentebreed heeft de krapte op de arbeidsmarkt in totaal geleid tot een inhuur van circa € 4,7 mln.

Daarnaast is in 2017 voor € 9,6 mln. ingehuurd voor grote projecten, waaronder de Rotterdamse baan, Koningstunnel en Netwerk Randstad Rail en voor ruim € 17 mln. aan ICT personeel.

De vraag naar capaciteit is onverminderd groot, de fiscale, juridische en de aanbestedingsregelgeving zijn drastisch aangescherpt en met een aantrekkende arbeidsmarkt is het snel kunnen vervullen van vacatures minder eenvoudig geworden. Het krijgen van grip op de inhuur is daarmee in 2017 nog belangrijker geworden.

Wat is in 2017 gedaan om de inhuur te beperken? Er is een centrale capaciteitsdesk voor externe inhuur ingericht die snel aanvragen kan toetsen en die kan nagaan of er interne capaciteit beschikbaar is voordat er extern wordt geworven. Na de start in 2016 is in 2017 via deze desk het hele proces van inhuur van uitzendkrachten gebundeld verlopen. Dit heeft op het gebied van uitzendkrachten geleid tot plaatsing van enkele tientallen kandidaten via het bureau Van werk naar werk en via het Werkgever Service Punt. Ook is in 2017 gestart met de gebundelde opdrachtverstrekking aan zzp-ers via deze desk en een (EU-aanbestede) brokerfunctie. Uiteindelijk zijn op deze manier in 2017 ruim honderd overeenkomsten met zzp-ers vastgesteld.

In 2017 zijn de voorbereidingen getroffen om ook de inhuur binnen alle andere gemeentebrede mantelovereenkomsten via de desk te laten verlopen. De procesflow is ontwikkeld en er zijn EU-aanbestedingen gelopen voor mantels ICT en financiën. In 2018 volgen de mantels voor ORACLE-deskundigen en communicatiemedewerkers. Door de gebundelde ondersteuningen en administratie ontstaat op korte termijn beter zicht op de tarieven en contractvoorwaarden. Op langere termijn ontstaat de mogelijkheid om meer strategisch in te spelen op knelpunten in expertise en flexibiliteit binnen de eigen organisatie.

De huidige aanpak - optimale ondersteuning van manager en medewerker in persoonlijke benadering, strakke werkafspraken en maximale administratieve ondersteuning - blijkt effectiever dan de eerdere benadering die slechts vertrouwde op verplichtingen en verboden. Er is meer resultaat als het gaat om rechtmatigheid en interne flexibiliteit. Bovendien wordt de huidige aanpak door managers over het algemeen beter gewaardeerd.